1、總則

 

　　1.1制定目的 :

 

　　為確保采購(gòu)交期管理更為順暢，特制定本制度。

 

　　1.2適用范圍 :

 

　　本公司采購(gòu)之物料的交期管理，除另有規(guī)定外，需依本制度執(zhí)行。

 

　　1.3權(quán)責(zé)單位

 

　　（1）采購(gòu)部負(fù)責(zé)本規(guī)章制定、修改、廢止之起草工作。

 

　�。�2）供應(yīng)鏈副總經(jīng)理負(fù)責(zé)本規(guī)章制定、修改、廢止之核準(zhǔn)。

 

2、預(yù)防欠料及欠料跟進(jìn)管理規(guī)定

 

　　2.1預(yù)防欠料及欠料跟進(jìn)管理的重要性

 

　　預(yù)防欠料及欠料跟進(jìn)管理是采購(gòu)的重點(diǎn)工作之一，同時(shí)也是為了確保采購(gòu)交期，確保交期的目的，是必要的時(shí)間，提供生產(chǎn)所必需的物料，以保障生產(chǎn)并達(dá)成合理生產(chǎn)成本之目標(biāo)。

 

　　2.1.1欠料的影響

 

　　欠料造成的不良影響有以下方面：

 

　　（1）導(dǎo)致制造部門斷料，從而影響效率。

 

　�。�2）由于物料交期延遲，間接導(dǎo)致成品交期延遲。

 

　�。�3）由于效率受影響，需要增加工作時(shí)間，導(dǎo)致制造費(fèi)用的增加。

 

　�。�4）由于物料交期延誤，采取替代品導(dǎo)致成本增加或品質(zhì)降低。

 

　　（5）交期延誤，導(dǎo)致客戶減少或取消訂單，從而導(dǎo)致采購(gòu)物料之囤積和其他損失。

 

　　（6）交期延誤，導(dǎo)致采購(gòu)、運(yùn)輸、檢驗(yàn)之成本增加。

 

　�。�7）斷料頻繁，易導(dǎo)致互相配合的各部門人員士氣受挫。

 

　　2.2欠料的原因

 

　　2.2.1供應(yīng)商責(zé)任

 

　　因供應(yīng)商責(zé)任導(dǎo)致交期延誤的狀況：

 

　　（1）接單量超過供應(yīng)商的產(chǎn)能。

 

　　（2）供應(yīng)商技術(shù)、工藝能力不足。

 

　�。�3）供應(yīng)商對(duì)時(shí)間估計(jì)錯(cuò)誤。

 

　�。�4）供應(yīng)商生產(chǎn)管理不當(dāng)。

 

　�。�5）供應(yīng)商之生產(chǎn)材料出現(xiàn)貨源危機(jī)。

 

　�。�6）供應(yīng)商品質(zhì)管理不當(dāng)。

 

　�。�7）供應(yīng)商經(jīng)營(yíng)者的顧客服務(wù)理念不佳。

 

　　（8）供應(yīng)商欠缺交期管理能力。

 

　　（9）不可抗力原因。

 

　　（10）其他因供應(yīng)商責(zé)任所致之情形。

 

　　2.2.2采購(gòu)部責(zé)任

 

　　因采購(gòu)部責(zé)任導(dǎo)致交期延誤的狀況：

 

　�。�1）供應(yīng)商選定錯(cuò)誤。

 

　�。�2）業(yè)務(wù)手續(xù)不完整或耽誤。

 

　�。�3）價(jià)格決定不合理或勉強(qiáng)。

 

　�。�4）進(jìn)度掌握與督促不力。

 

　　（5）經(jīng)驗(yàn)不足。

 

　�。�6）下單量超過供應(yīng)商之產(chǎn)能。

 

　�。�7）更換供應(yīng)商所致。

 

　�。�8）付款條件過于嚴(yán)苛或未能及時(shí)付款。

 

　�。�9）缺乏交期管理意識(shí)。

 

　�。�10）其他因采購(gòu)原因所致的情形。

 

　　2.2.3其他部門責(zé)任

 

　　因采購(gòu)以外部門導(dǎo)致交期延誤的狀況：

 

　　（1）請(qǐng)購(gòu)前置時(shí)間不足。

 

　�。�2）技術(shù)資料不齊備。

 

　　（3）緊急訂貨。

 

　�。�4）生產(chǎn)計(jì)劃變更。

 

　�。�5）設(shè)計(jì)變更或標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整。

 

　　（6）訂貨數(shù)量太少。

 

　�。�7）供應(yīng)商品質(zhì)輔導(dǎo)不足。

 

　　（8）點(diǎn)收、檢驗(yàn)等工作延誤。

 

　　（9）請(qǐng)購(gòu)錯(cuò)誤。

 

　�。�10）其他因本公司人員原因所致的情形。

 

　　2.2.4溝通不良所致之原因

 

　　因本公司與供應(yīng)商雙方溝通不良導(dǎo)致交期延誤的狀況：

 

　�。�1）未能掌握一方或雙方的產(chǎn)能變化。

 

　�。�2）指示、聯(lián)絡(luò)不確實(shí)。

 

　�。�3）技術(shù)資料交接不充分。

 

　�。�4）品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)溝通不一致。

 

　�。�5）單方面確定交期，缺少溝通。

 

　　（6）首次合作出現(xiàn)偏差。

 

　�。�7）缺乏合理的溝通窗口。

 

　　（8）未達(dá)成交期、單價(jià)、付款等問題的共識(shí)。

 

　　（9）交期理解偏差。

 

　　（10）其他因雙方溝通不良所致的情形。

 

　　2.3預(yù)防欠料及欠料跟進(jìn)的要點(diǎn)

 

　　2.3.1事前規(guī)劃

 

　�。�1）制訂合理的購(gòu)運(yùn)時(shí)間和預(yù)防欠料清單

 

　�、俨少�(gòu)部將請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)、供應(yīng)商生產(chǎn)、運(yùn)輸及進(jìn)料驗(yàn)收等作業(yè)所需的時(shí)間予以事先規(guī)劃確定，作為各部門的參照依據(jù)。

 

　�、谟呻娮印�包材采購(gòu)工程師負(fù)責(zé)收集各類原材料L/T，并綜合比較核實(shí)各類材料L/T的合理性，最終匯總發(fā)出，交由PMC部門下單組輸入EPR進(jìn)行下單系統(tǒng)參數(shù)維護(hù)。

 

　　③由PMC部門負(fù)責(zé)收集和制定風(fēng)險(xiǎn)、重點(diǎn)核心的按單及按預(yù)測(cè)采購(gòu)的物料。見<預(yù)防欠料清單>

 

　　（2）確定交貨日期及數(shù)量

 

　�、兕A(yù)先明確交期及數(shù)量，大訂單可采用分批交貨方式進(jìn)行。

 

　　②每周三由PMC負(fù)責(zé)跑出齊套分析，周四轉(zhuǎn)發(fā)采購(gòu)，由采購(gòu)根據(jù)齊套分析產(chǎn)生的三周交貨計(jì)劃，依據(jù)不同材料對(duì)應(yīng)的不同供應(yīng)商，分別發(fā)給相關(guān)供應(yīng)商三周交貨計(jì)劃，并在一天內(nèi)要求各供應(yīng)商確認(rèn)答復(fù)交貨時(shí)間，最后由對(duì)應(yīng)采購(gòu)工程師匯總回復(fù)PMC實(shí)際可交貨時(shí)間，藉此每周滾動(dòng)更新，確保相關(guān)供應(yīng)商清楚所供之材料具體的交貨時(shí)間及數(shù)量并依次提前備料生產(chǎn)。

 

　�。�3）每月、每周供應(yīng)商（風(fēng)險(xiǎn)、重點(diǎn)核心的按單及按預(yù)測(cè)采購(gòu)的物料）產(chǎn)能分析和負(fù)荷分析

 

　�、倜吭�、每周供應(yīng)商產(chǎn)能分析和負(fù)荷分析展開和執(zhí)行見附頁(yè)《供應(yīng)商產(chǎn)能分析和負(fù)荷分析制定》

 

　�、诓少�(gòu)工程師需嚴(yán)格按招標(biāo)份額進(jìn)行訂單分配，與此同時(shí)應(yīng)充分同相關(guān)供應(yīng)商進(jìn)行溝通或者現(xiàn)場(chǎng)稽核，事先了解供應(yīng)商的產(chǎn)能配備情況，若其產(chǎn)能配備確實(shí)不能滿足當(dāng)前分配份額額度的正常供應(yīng)，或者品質(zhì)亦無法保證的情況下，需及時(shí)填寫招標(biāo)份額調(diào)整表，申請(qǐng)份額切換。

 

　�。�4）請(qǐng)部分供應(yīng)商提供生產(chǎn)進(jìn)度計(jì)劃及交貨計(jì)劃, 確保預(yù)防欠料

 

　　①采購(gòu)工程師根據(jù)<預(yù)防欠料清單>向PMC提前三天確認(rèn)交貨計(jì)劃是否欠料。盡早了解供應(yīng)商之瓶頸與供應(yīng)能力，便于采取對(duì)策。

 

　�、诋�(dāng)執(zhí)行急單或者預(yù)計(jì)存在風(fēng)險(xiǎn)的訂單時(shí)，采購(gòu)工程師應(yīng)在供應(yīng)商訂單執(zhí)行開始生產(chǎn)的同時(shí)要求供應(yīng)商自主提供生產(chǎn)進(jìn)度計(jì)劃及交貨計(jì)劃，并以此同PMC要求交貨計(jì)劃進(jìn)行核實(shí)對(duì)比，若不能滿足，則需立即同供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，調(diào)整配置以滿足客戶交貨要求為先，若可以滿足，則依據(jù)此計(jì)劃時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)督并敦促供應(yīng)商嚴(yán)格執(zhí)行。

 

　　（5）準(zhǔn)備替代來源

 

　�、俨少�(gòu)人員應(yīng)盡量多聯(lián)系其他物料提供來源，以確保應(yīng)急。

 

　　②工程部定期發(fā)出全部獨(dú)供材料列表，由供管部作為窗口提供推薦替代物料（采購(gòu)部有優(yōu)選之替代物料亦可推薦），并由器件工程部主導(dǎo)替代物料的承認(rèn)，最終加入BOM。

 

　　2.3.2采購(gòu)中執(zhí)行-----十大交期方法

 

　�。�1）交期確定后計(jì)劃員開始實(shí)施對(duì)交期執(zhí)行情況跟蹤確認(rèn)，采購(gòu)工程師根據(jù)每周齊套分析回復(fù)的《采購(gòu)欠料復(fù)期表》，重點(diǎn)標(biāo)示出不能符合要求以及存在交貨風(fēng)險(xiǎn)的材料列表形成《采購(gòu)物料跟蹤管控表.》，每日對(duì)表中材料一一進(jìn)行跟催及確認(rèn)最新生產(chǎn)進(jìn)度狀況，并根據(jù)變化情況不斷更新《采購(gòu)物料跟蹤管控表》。確保提前掌控風(fēng)險(xiǎn)。采購(gòu)工程師在訂單執(zhí)行過程中應(yīng)保持同相關(guān)供應(yīng)商的溝通，對(duì)于供應(yīng)商反饋的異常必須在第一時(shí)間給予協(xié)助處理，包括技術(shù)支援、品質(zhì)輔導(dǎo)等。

 

　�。�2）交期，規(guī)格及數(shù)量變更的及時(shí)聯(lián)絡(luò)與通知以確保維護(hù)供應(yīng)商的利益，配合本公司之需求。

 

　　當(dāng)交貨計(jì)劃有變更時(shí)應(yīng)第一時(shí)間以郵件以及電話的方式務(wù)必通知到相關(guān)供應(yīng)商，確保不能因交貨計(jì)劃變更未及時(shí)知會(huì)供應(yīng)商而造成的產(chǎn)品呆滯。在途呆滯應(yīng)牽頭協(xié)調(diào)供應(yīng)商及公司呆滯處理小組處理善后問題。

 

　　(3)供應(yīng)商交期管理方法：根據(jù)不同供應(yīng)商或不同輕重緩急情況用不同跟進(jìn)方法

 

　�、儆�(jì)劃審核法：根據(jù)供應(yīng)商對(duì)訂單交期回復(fù)結(jié)果和對(duì)供應(yīng)商交貨計(jì)劃的確認(rèn)來跟蹤交貨情況。此方法適應(yīng)于組織架構(gòu)完善、管理水平比較高、供貨質(zhì)量穩(wěn)定、交期業(yè)績(jī)?cè)u(píng)為A級(jí)以及長(zhǎng)期合作的重要供應(yīng)商。

 

　�、谏�產(chǎn)會(huì)議逼迫法：對(duì)于訂單批量比較大且分批交貨，存在采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)周期比較長(zhǎng)，并且是重點(diǎn)保障的客戶產(chǎn)品的物料，采取定期例會(huì)與供應(yīng)商及相關(guān)部門會(huì)議研討的方式，審批分批交貨計(jì)劃，要求供應(yīng)商重點(diǎn)確保的方法。

 

　　③實(shí)績(jī)管理法：根據(jù)供應(yīng)商對(duì)下達(dá)訂單回復(fù)結(jié)果，通過每月或每周考核供應(yīng)商按期交貨的方法。此方法適應(yīng)于重要供應(yīng)商、戰(zhàn)略供應(yīng)商、有自我管理目標(biāo)的供應(yīng)商。

 

　　④盯人逼迫法：在供應(yīng)商交期延誤或即將延誤，采購(gòu)員直接安排供應(yīng)商生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)作業(yè)計(jì)劃或到供應(yīng)商處現(xiàn)場(chǎng)跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)、檢驗(yàn)、發(fā)貨等情況，并要求供應(yīng)商提供每天的生產(chǎn)報(bào)表，確保供應(yīng)商的生產(chǎn)情況在監(jiān)控之中，以保證按時(shí)交貨的方法。此方法適應(yīng)于供應(yīng)商管理混亂，組織架構(gòu)不完整，訂單混亂，新供應(yīng)商新訂單，有風(fēng)險(xiǎn)的訂單或緊急插單等情況。

 

　�、莘峙�采購(gòu)法：為了回避采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，將一個(gè)大的采購(gòu)訂單分解成若干小訂單來采購(gòu)的方法。要求按公司生產(chǎn)時(shí)間交貨。此方法適應(yīng)于新供應(yīng)商、價(jià)格波動(dòng)較大的物料采購(gòu)。控制供應(yīng)商物資停留在公司時(shí)間從而減低庫(kù)存。

 

　　⑥量購(gòu)批入法：下一個(gè)大訂單給供應(yīng)商，然后根據(jù)生產(chǎn)時(shí)間和定量需要分批購(gòu)入，并由供應(yīng)商直接送貨到生產(chǎn)線，然后，按照送貨量入庫(kù)結(jié)算。此方法適應(yīng)于長(zhǎng)期穩(wěn)定合作的供應(yīng)商和戰(zhàn)略供應(yīng)商�；蛭镔Y價(jià)值不高的，個(gè)體不大，按庫(kù)存采購(gòu)的合作供應(yīng)商

 

　�、弋悹顖�(bào)告法：要求供應(yīng)商在一定時(shí)間段前（按照生產(chǎn)計(jì)劃鎖定的計(jì)劃時(shí)間），對(duì)可能出現(xiàn)的延遲交貨，質(zhì)量異常以及人員、資源短缺等情況進(jìn)行8D報(bào)告的方法。此方法適應(yīng)于所有出現(xiàn)異常的供應(yīng)商。對(duì)于管理松散、計(jì)劃性不強(qiáng)、頻發(fā)質(zhì)量問題的供應(yīng)商和資金實(shí)力較弱的供應(yīng)商尤其要關(guān)注。

 

　�、嘭�(zé)任賠償法：根據(jù)合同、物流協(xié)議、質(zhì)量協(xié)議約定，對(duì)于交期延誤、因供應(yīng)商原因產(chǎn)生高額運(yùn)費(fèi)，以及因質(zhì)量問題影響交貨數(shù)量不足等情況，而影響生產(chǎn)計(jì)劃的有效落實(shí)時(shí)，對(duì)供應(yīng)商實(shí)施經(jīng)濟(jì)上索賠的方法。此方法適應(yīng)于所有負(fù)有責(zé)任的供應(yīng)商。

 

　�、徇M(jìn)度表監(jiān)控法：為了確保供應(yīng)商按期交貨，對(duì)預(yù)測(cè)到可能存在潛在交期風(fēng)險(xiǎn)的供應(yīng)商實(shí)施審批分交貨計(jì)劃。生產(chǎn)計(jì)劃，生產(chǎn)進(jìn)度表監(jiān)控的方法進(jìn)行管理的方法。此方法適應(yīng)于外協(xié)或外發(fā)供應(yīng)商，風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)商、新供應(yīng)商、老供應(yīng)商新產(chǎn)品以及重要的二級(jí)供應(yīng)商。

 

　�、忸A(yù)警法:對(duì)于首家供應(yīng)商或重要客戶指定供應(yīng)商交貨實(shí)施重點(diǎn)跟蹤，要求供應(yīng)商定期在交貨前（例如3—5天）向客戶提示的方法。

 

　�。�4）必要的廠商輔導(dǎo)

 

　　及時(shí)安排技術(shù)、品管人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行指導(dǎo)，必要時(shí)可以考慮到供應(yīng)商處進(jìn)行驗(yàn)貨，以降低因進(jìn)料檢驗(yàn)不合格導(dǎo)致斷料發(fā)生之情形。

 

　　2.3.3事后考核

 

　�。�1）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核

 

　　依供應(yīng)商績(jī)效考核辦法進(jìn)行考核，將交期的考核列為重要項(xiàng)目之一，以督促供應(yīng)商提高交期達(dá)成率。

 

　�。�2）對(duì)交期延遲的原因進(jìn)行分析并研擬對(duì)策

 

　　確保重復(fù)問題不再發(fā)生。

 

　　針對(duì)供應(yīng)商交期延遲的案例，采購(gòu)工程師及時(shí)組織供應(yīng)商進(jìn)行檢討，并以8D報(bào)告格式要求供應(yīng)商進(jìn)行原因分析及提出改善對(duì)策。

 

　�。�3）檢討是否更換供應(yīng)商

 

　　依供應(yīng)商考核結(jié)果與配合度，考慮更換、淘汰交期不佳之供應(yīng)商，或減少其訂單。

 

　　針對(duì)交貨極差之供應(yīng)商，屢教不改者采購(gòu)工程師可填寫“招標(biāo)份額調(diào)整申請(qǐng)單”，減少其訂單份額，經(jīng)供管部綜合考核，符合淘汰條件的，及時(shí)淘汰更換此供應(yīng)商。

 

　　（4）執(zhí)行供應(yīng)商的獎(jiǎng)懲辦法

 

　　必要時(shí)加重違約的懲罰力度，并對(duì)優(yōu)良廠商予以適當(dāng)之回饋。

 

　　對(duì)于交貨配合良好之供應(yīng)商，在每次招標(biāo)份額分配中，應(yīng)重點(diǎn)考慮交期表現(xiàn)并給予其適當(dāng)訂單份額傾斜，對(duì)于違約或交期表現(xiàn)較差供應(yīng)商，減少份額分配，并在實(shí)際交貨案例中，如出現(xiàn)實(shí)質(zhì)性的影響生產(chǎn)并造成停線，統(tǒng)計(jì)損失折算相應(yīng)金額并向供應(yīng)商索賠。